MIÉRT LESZ MAJD A MUNKA VILÁGA MÁS, MÉGIS JOBB A PANDÉMIÁT KÖVETŐEN?

VILÁGSZINTŰ IRODAI TENDENCIÁK

A válságot követően újra magunkra találunk – és ezt minden eddiginél jobb munkakörnyezetben tesszük majd. De mit is jelent ez pontosan? Hova vezet ez az út, és hogyan fog kinézni a munkakörnyezetünk a jövőben?

Nyilvánvaló, hogy a társadalmi távolságtartás alapvető jellemzői megmaradnak, következésképpen alakítják a munka helyét és a munkakörnyezetet is. A munka és a magánélet határai egyre inkább eltűnnek. Az emberek rugalmasabban fognak dolgozni és több időt töltenek otthon a családdal, vagyis maga a munka is intenzívebbé válik. Összességében a munka világa inkább hibrid modellé válik, a személyes interakció és a virtuális kapcsolatépítés között új egyensúly alakul ki. Manapság a digitalizáció is új csúcsokat döntöget. A vállalatok többsége kénytelen nagyon rövid időn belül fejlődni ezen a területen. Ennek során számos lépést kell tenniük a munka és a munkakörnyezet digitálisabb módozatai felé, amelyből hosszú távon feltétlenül profitálni fogunk.

A rugalmasság a munkában új szintre lép

Az aktuális megcsontosodott szerkezetek, mint a mindennapi munkába járás, a reggel nyolcórai kezdés és a délutáni befejezés immár a múlté. Otthoni munkavégzés, rugalmas munkaidő, amely megfelel a gyermekgondozásnak és a családi kötelezettségeknek, munkahelyek váltása és videokonferenciák szervezése a legkülönfélébb helyekről – így néz ki jelenleg egy normális munkahelyi nap. A koronavírus járvány következtében a munkaadók világszerte a rugalmas és mobil feladatok, az új kommunikációs technológiák és az otthoni munkavégzés problémáival küzdenek. A Fraunhofer Intézet kutatása (“Coronavirus home office survey”, a Fraunhofer Ipari Mérnöki Intézet IAO, Stuttgart, 2020. május) szerint a munkavállalók 60%-a állítja, hogy lényegesen rugalmasabbak abban a tekintetben, hogy hol és mikor dolgoznak, mint a világjárvány előtt. Annak ellenére, hogy ez nem volt tervezett, jelenleg a legtöbben tesztalanyok vagyunk a “rugalmas munkavégzés” nagyszabású vizsgálati forgatókönyvében. Mindannyian megtapasztaljuk ennek a munkamódszernek a jó és a rossz oldalát, valamint a kihívásait, és ezzel megteremtjük az alapot egy új és rugalmas munkakörnyezethez.

Egyre gyakoribb jelenség a személyes felelősséget vállaló alkalmazott

A rugalmas munkarend és az otthoni munkavégzés további szempontja a munkavállalók nagyobb személyes felelőssége és függetlensége. Az agilis munkavégzés elvárható és ösztönözhető; az alkalmazottak egyre inkább megbízhatóbbá válnak, de az elvárásaik is ugyanígy növekednek. Saját kezdeményezésre kell dolgozniuk és önállóan kell megtervezniük munkanapjukat. A munkaadók által tanúsított további bizalom magában foglalja a munkaidő önálló nyilvántartását, a nagyobb szabadságjogokat, valamint a jelenléti kultúrától és a hierarchikus vezetési stílusoktól való eltérést. Ez az új szabadság nem mindenkinek való. Tanulmányok azonban azt bizonyítják, hogy a legtöbb ember számára ez a kulturális váltás nagyobb motivációhoz és teljesítményhez vezet. Most a munkaadókon és a munkavállalókon múlik, hogy ezt a jelenlegi rugalmasabb munkamódszert lehetőségnek tekintik és kiaknázzák-e ennek széleskörű lehetőségeit.

Újra feltalálják a menedzsmentet

A gyeplő elengedéséről van szó. Kevesebb ellenőrzés, nagyobb mozgástér, nagyobb bizalom. Amit a világjárvány következtében tenni kellett, egyúttal megadta az új vezetési és munkakultúra, valamint a kooperatívabb irányítási stílus lehetőségét. Mindenkit egyenértékűen kezelnek, az alkalmazottak pedig állandó felügyelet nélkül, önállóan és felelősségteljesen dolgoznak feladataikon. A fizikailag elhatárolt munkavégzés az alkalmazottak számára egyértelmű célokat, hozzáférhetőséget, proaktív és érzékeny “jelenlétet” igényel meg. De hogyan teljesítheti itt a munkáltató a felügyeleti kötelezettségét? Mit tehet a főnök, ha alkalmazottai elszigeteltnek érzik magukat, ha otthon dolgoznak? Ezekre a kérdésekre is választ kell adni, hogy ebből a pozitív trendből sikeres jövőmodell alakulhasson ki.

A fizikai távolságokat másképp kezelik

Fontos találkozók alkalmával az emberek hosszú utakon és külföldi utakon jártak. Ezt a gyakorlatot most újraértékelik. A kapcsolattartási korlátozások és az utazási tilalmak miatt nagyon rövid idő alatt alternatívákat kellett találni. És ezek többnyire digitálisak. A videokonferenciák jelenleg mindennapjaink részei, és soha nem látott módon fellendült az ehhez szükséges eszközöket, alkalmazásokat szolgáltatók piaca. A tényleges találkozókat jelenleg digitális értekezletek váltják fel. Az adatforgalom a frankfurti internetes csomóponton 50% -kal nőtt a videokonferenciák miatt (A DE-CIX internetcsere-üzemeltető sajtóközleménye, 2020 március). Egy egyszerű kísérlet tapasztalata azt mutatta, hogy ugyanazon fizikai tér megváltoztatása nélkül kérdéseket vitathatunk meg, döntéseket hozhatunk és projekteket vihetünk sikerre. A jövőben a fizikai távolságok már nem jelentenek akadályt. Az üzleti utak száma hosszú távon csökken, ezzel időt, pénzt és CO2-kibocsátást spórolunk meg.

A hangutasítás lesz az új érintés

Egy világjárvány idején kulcsfontosságú az érintések csökkentése. A gyakorlati érintésvezérlés teljesen új megvilágítást kap. Megérinteni valamit pillanatnyilag nem javítja komfortérzetünket, különösen, ha mindenki által gyakrabban használt eszközökről és felületekről van szó. Éppen ezért most egy nem is annyira új, de méltatlanul háttérbe szorult megoldás tőr előtérbe, a hangutasítás. Ez a technológia ma már számos eszköz számára elérhető és épületeken belül is egyre inkább használhatóvá válik. Az ajtók, a csapok és a felvonók kezelésének esetében a hangutasítás középtávon felváltja a kézi működtetést, és ennek következtében egyre inkább kezdi helyettesíteni azt.

Az anyagok és a felületek még fontosabbá válnak

A távolságtartás és az érintkezések csökkentése a legfontosabb intézkedés a koronavírus és a COVID-19, valamint az általa okozott tüdőbetegség elleni küzdelemben. A tisztaság és a fertőtlenítés olyan témák, amelyeket ebben az időszakban előtérbe kell helyeznünk. Annak ellenére, hogy a székek és munkaasztalok felületei nem a fő koronavírus-vektorok, mégis érdemes ezek kezelésével tovább minimalizálni az átvitel kockázatát. De a tisztítás és fertőtlenítés mellett éppolyan jelentős az anyagok és a felületek helyes kiválasztása. Az irodai környezetben általában vizuális és érezhető, tapintható faktorok vezérlik a kiválasztást. Egyre inkább előtérbe kerülnek azonban az antibakteriális és vírusölő tulajdonságokkal rendelkező anyagok. A kis pórusú, kemény felületek, amelyek könnyen tisztíthatók, egyre fontosabbak. Az irodai székek és bútorok tisztításáról és fertőtlenítéséről részletesebb információ az “Irodai székek fertőtlenítése” című cikkünkben olvasható. Az új technológiák fejlesztése, mint például a nanotechnológia és a kék fény, gyorsan haladnak, ezáltal hamar integrálhatóak a baktériumok és vírusok gyérítésére szolgáló termékekbe. Ami jó a személyek közötti interakcióban, az az anyagoknak is jó – kevesebb felület, több belső minőség.

Még nagyobb figyelem az emberségességen és a természeten

Friss levegő, séta az erdőkben és a réteken, kint lenni a természetben – mindez egészségesen tartja Önt. A növények és fák tisztítják a környező levegőt. A termelékenység, a koncentráció és a kreativitás 15% -kal nő a természetes környezetben (Az Eexeteri Egyetem tanulmánya, 2014 ). Ezt az egészségtudatosságot tovább növeli a járványhelyzet. A tiszta levegő és az egészség teljesen új jelentést kapott a koronavírus során. Ennek megfelelően az irodák is egyre inkább “barátságos környezetűvé” alakulnak át.

A zárt, megosztott irodák újjáélednek

A jövőben egyre inkább háttérbe szorulnak az olyan irodák, amelyek manapság még gyakoriak – ahol sok ember dolgozik nagy, nyitott terekben. A nyitott irodai trend megfordul. Az nem azt jelenti, hogy nem lesz több nyitott iroda. De a különálló munkaterületek, amelyek biztosítják a (higiénikus) szeparáltságot, ismét előtérbe kerülnek – és mindez nem az alkalmazottak bosszúságára, hanem örömükre történik. Ezzel párhuzamosan növekszik az igény a rugalmas, mobil és moduláris megoldások iránt a fennmaradó irodaterületeknél.

A távolsághoz hely szükséges

Egy dolog egyértelműen látszik. Hosszabb távon kevesebb munkapozíció lesz nagyobb területen az emberek közötti távolság fenntartása, és ennek következtében a fertőzések kockázatának csökkentése érdekében. A fennmaradó tereket rugalmas használatra tervezett elemek és a „touchdown” munkaterületek váltják fel. Ön is érezheti a változást önmaga körül – a betegségek átadásának tényleges kockázataitól eltekintve. Ahol korábban a határozott kézfogás és az ölelés a tisztelet és az együttérzés természetes és közös velejárója volt, most valami más veszi át a helyét. Egyre komfortosabban érezzük magunkat ebben a távolságtartásban. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy több hely, több levegő, szélesebb folyosók és rugalmas felhasználási lehetőségek nyílnak meg számunkra. A terek maximális kihasználásának időszaka a felhasználók hátrányára immár a múlté.

Az asztalmegosztás továbbra is releváns

Ha kevesebb munkapozíció van nagyobb területen, az asztalmegosztást is igényelhet. Az otthoni és az irodai munkavégzés közötti váltáskor a fix munkaterület már a múlté. A bőséges irodahelyiségekkel és kisebb férőhelyekkel rendelkező, új és hibrid munka világához olyan munkaterületekre van szükség, amelyeket különböző alkalmazottak gyorsan és rugalmasan használhatnak. Fontos, hogy ezeket a felületeket és bútorokat tisztán tartsuk, valamint hatékonyan fertőtlenítsük. Az irodai székek és bútorok tisztításáról és fertőtlenítéséről részletesebb információk “Az irodai székek fertőtlenítése” című cikkben olvashatóak.

A központi zónák és a “kreatív terek” még fontosabbá válnak

Ennek oka, hogy sok ember egyre inkább otthonról dolgozik, így az irodában töltött idő csökkentése egyre fontosabbá válik. A Forsa közvéleménykutató intézet által, a Interior Business Association (IBA) megbízásából végzett kutatás kiderítette, hogy a válaszadók 40% -a hiányolja az együttműködő csapat- és projektmunkát az otthonról végzett munka során (Forsa felmérés az irodai munkahelyekre való visszatérésről, 2020. április). Hogyan másképp kaphatnánk motivációt és visszajelzést, meríthetnénk pozitív energiát, mint egy csapattól? Pontosan itt kell kezdenünk. Az irodai tervezésnek ösztönöznie kell a kollégák közötti kommunikációt, interakciókat és kreatív eszmecseréket, valamint a hatékony csapatmunkát. Minden eddiginél kellemesebb légkört kell létrehozni – amely egyszerre ösztönzi a koncentrációt és a kreativitást. Ez pedig megnöveli a tér felosztásának relevanciáját a legkülönfélébb munkaterületekre. Különösen a központi zónák és a találkozási pontok rugalmas együttműködési lehetőségeire van szükség. ebből kifolyólag ezeket a “kreatív tereket” másképp fogják megtervezni, mint ahogy azt a koronavírus előtt tették – emberközelibbek, légiesebbek lesznek és nagyobb térrel rendelkeznek majd. Az állandó területek csökkennek. Hibrid helyiségek alakulnak majd kiterjedt technikai felszereltséggel, amelyek lehetővé teszik a helyszíni és a digitális jelenlét keveredését is.

A konyhaasztal nem tökéletes megoldás

A munka irodákból az otthonokba történő átszervezése miatt, ami sok ember számára rendkívül rövid időn belül történt, az otthoni munkát végzők jelentős része még mindig nincs megfelelően felszerelve. A TH Kölni Alkalmazott Tudományegyetem jelenlegi tanulmánya szerint a válaszadók több mint egynegyede úgy látja, hogy otthoni eszközei teljesen elégtelenek a munkavégzéshez (TH Köln ad hoc tanulmánya, Köln, 2020. április 18.). Az otthoni munkavégzés a konyhaasztalnál, a nappaliban és a gyerekszobában nem helyettesíti a kiterjedt és ergonomikusan felszerelt munkaterületet. A Fraunhofer Intézet tanulmánya szerint a válaszadók kevesebb mint felének van külön irodája otthon („Coronavirus home office survey”, a Fraunhofer Ipari Mérnöki Intézet IAO, Stuttgart, 2020. május). Következésképpen a rugalmas megoldások jelentősége is növekszik, mint például a válaszfalak és a belső térbe illeszkedő sokoldalú irodai székek és asztalok. A Gensler építészeti iroda forgatókönyve szerint a jövőben teljesen különálló munkaterületek kerülnek majd bele a lakáskoncepciókba, így az otthoni munkát végzők a saját otthonukon belül elválaszthatják a munkát és a magánéletet. Így vagy úgy, de a változatos, testreszabható megoldások iránti igény megnő az otthon dolgozó emberek számának növekedése miatt.

Nagyobb termelékenység elmélyültebb munkával

A Fraunhofer Intézet (“Coronavirus home office survey”, a Fraunhofer Ipari Mérnöki Intézet IAO, Stuttgart, 2020. május) és egy Haufe-tanulmány (Haufe 2020 tanulmány: “Egészséges munkavégzés otthon”) szerint az alkalmazottak mintegy 60% -a koncentráltabb és kreatívabb az otthoni munka során. Ez az intenzív, megszakítás nélküli figyelem nagyon kielégítő a munkavállalóknak – és ugyanakkor eredményes a munkaadók számára is. A Stanford Egyetem kutatása szerint az otthoni munkavégzés 13% -os teljesítménynövekedést eredményez. Ennek egyértelmű okai a kevesebb zavaró tényező, mint például kollégák és telefonok távolléte és a kevesebb zaj. Természetesen az otthoni figyelemelterelés veszélye is fennáll, de ez jobban ellenőrizhető és csökkenthető, mint az irodában. De ez a figyelem veszélyes is lehet. Szünetet nem tartanak, a rendszeres mozgás csökken, és a munkanap egyre később ér véget. Ennek ellensúlyozásaképpen a tudatosság és az önfegyelem intenzívebb munkaidőt biztosít otthonról történő munkavégzés során.

A válasz az otthoni és az irodai munkavégzés megfelelő kombinációja

A tanulmányok azt mutatják, hogy az emberek többnyire irodában szeretnek dolgozni. Mások azt igazolják, hogy a legtöbb ember nagyon jól érzi magát az otthoni munkavégzés során. Ami első pillantásra ellentmondásnak tűnik, valójában nem is annyira az, ha jobban megnézzük. Otthoni munkavégzéskor nagyobb koncentrációval végezhet feladatokat, és megtakaríthatja a munkába járást – ami egy tanulmány szerint 4,5 milliárd kilométernyi németországi ingázás takarítható meg, ha a dolgozó lakosság csupán 10% -a, aki normál esetben autóval jár a munkahelyére, legalább hetente egyszer otthonról dolgozik (Az Alkalmazott Ergonómiai Intézet jelentése, 2019). Az irodában viszont fokozott társadalmi kapcsolatot ápol, és kreatívan dolgozik csapatban és négyszemközt. Ezek a tényezők elengedhetetlenek a munkavállalók motiválásához és a jó munkaeredmények eléréséhez. A hibrid munkavégzés következésképpen a helyes választás.

Összegzés
A koronavírus-járvány nem befolyásolta jelentősen a munka világának minden területét, de radikálisan felgyorsított számos trendet és változást. Jelenleg nem tudjuk megjósolni, hogy a gazdaság mikor fog kilábalni a válságból. De a jelenlegi helyzetet esélynek tekinthetjük a dolgok megváltoztatására és az előre lépésre. Ezzel megteremthetjük az alapját egy rugalmas és rendkívül produktív munkakörnyezetnek, amely képes gyorsan fellendülést generálni. A munka koronavírus utáni hibrid világát lényegesen nagyobb otthoni munkavégzés, a térhasználat fokozott rugalmassága és a digitális kommunikációs eszközök fokozottabb használata alakítja. Ennek eredményeként a professzionális és ergonomikus otthoni irodák testreszabott berendezéseinek átfogó megoldásaira nagy szükség lesz. Egyre nagyobb lesz az igény a rugalmas, mobil és moduláris termékek a csökkentett irodahelyiségek iránt.

INSPIRATE Kft.